Tietosuoja

Tältä sivulta löydät tietoa Pioco ry:n tietosuojasta.

Tapahtumat

Pioco ry:n joissakin tapahtumissa voidaan kerätä tietoja ilmoittautumislomakkeen kautta. Tapahtumien ilmoittautumisrekisterinä toimiii Toimii Google Formsin vastaukset vastaanottava, Gsuitessa hostattu spreadsheet. Mikäli tapahtumaan kerätään ilmoittautumisia kerätään ilmouttautujalta nimi sekä sähköposti ja vapaaehtoisesti puhelinnumero. Nämä tiedot kerätään jotta tapahtumasta voidaan tiedottaa ilmoittautuneita. Ilmoittautumislistat tuhotaan tapahtuman jälkeen eikä tietoja käytetä yhdistyksen markkinointiin tai tulevista tapahtumista tiedottamiseen.

Jäsenrekisteri sekä jäsenhakemusrekisteri

Pioco ry:llä on kaksi rekisteriä, jäsenhakemusrekisterinä toimii Google Formsin vastaukset vastaanottava, Gsuitessa hostattu spreadsheet. Jäsenvastaavat koostavat ko. tietokannasta liitteen hallituksen kokoukselle jäseneksi hyväksymistä varten, ja hyväksymisen jälkeen tiedot siirretään erilliseen, varsinaiseen jäsenrekisteriin (toinen vastaava spreadsheet).

Seloste käsittelytoimista

Rekisteriä pitää Pioco ry. Jäsenrekisterin pääasiallisena tarkoituksena on yhdistyslain vaatiman jäsenrekisterin ylläpito. Tämän lisäksi rekisteriä käytetään alumnitoiminnan mahdollistamiseksi, esimerkiksi vuosikurssitapaamisten järjestämisen tukena tai alumnitoiminnasta jäsenistölle tiedottamiseen. Tietoja käsitellään Google Forms and Google Drive -palveluissa, jossa yhdistyksellä on oma Google Suite -tili, tietoja voidaan siirtää Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Lisätietoja Google Suiten tietosuojasta löydät täältä. Rekisteri on suojattu rajaamalla pääsy jäsenrekisterin tietoihin hallituksesta nimetylle jäsenvastaavalle sekä hänen varahenkilölleen. Pääsynhallinnan teknisestä toteutuksesta vastaa Google LLC, ja Gsuite-tiliä hallinnoi Pioco ry:n hallitukseen kuuluva(t) ylläpitäjä(t). Jäsenellä on oikeus tarkistaa rekisterissä hänestä olevat tiedot, korjata niitä, tai poistaa tiedot (joihin yhdistyksellä ei ole rekisterinpitäjän oikeutettua etua) toimittamalla kirjallisen pyynnön Pioco ry:n hallitukselle kirjeitse tai sähköpostitse.

Yhteydenotto jäsenrekisteriin liittyen

Voit ottaa yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen jasenvastaavat@pioco.fi tai Piocon Slackissa #jäsenrekisteri -kanavalla.